Inovando ao disciplinar a automatização do processo, a Norma detalha os procedimentos relacionados ao uso do Sistema e apresenta os fluxogramas dos processos, estabelecendo ainda a ordem de apresentação dos documentos na composição do arquivo digitalizado que passa a tramitar eletronicamente.
A Controladoria Geral do Município de Pinhais (Região Metropolitana de Curitiba) publicou, na última terça-feira (09), Instrução Normativa que institui o “workflow de liquidação da despesa”. Inovando ao disciplinar a automatização do processo, a Norma detalha os procedimentos relacionados ao uso do Sistema e apresenta os fluxogramas dos processos, estabelecendo ainda a ordem de apresentação dos documentos na composição do arquivo digitalizado que passa a tramitar eletronicamente.
Um Manual de Utilização e uma Coletânea de Vídeo-Aulas também foram contemplados pela Instrução Normativa CGM n.° 037/2014. Eles apresentam um passo-a-passo contendo as telas do Sistema e as orientações sobre a execução de cada atividade.
De uso obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2015, a iniciativa levou em conta o esforço despendido na revisão da Instrução Normativa 021/2009 e principalmente, o Projeto Piloto executado ao longo de 2014 pelas Secretarias de Educação, Finanças, Administração e pela Comissão Técnica de Recebimentos de Bens da Prefeitura, que já resultou na abertura de mais de 2.500 instâncias do processo eletrônico.
Um dos benefícios imediatos do workflow é a substituição de toda a documentação impressa que atualmente compõe o protocolo físico de pagamento pelos arquivos digitalizados dos documentos e pelo preenchimento do Formulário eletrônico associado ao processo (BPM), de forma integrada à Base de Dados da Contabilidade no ERP da Prefeitura.
Como consequência direta haverá significativa redução dos custos relacionados à manutenção em arquivo dos mais de 10.000 protocolos abertos anualmente para esta finalidade; custos estes que atualmente estão presentes em todo o ciclo, indo desde a aquisição de um grande volume de papel A4, passando pelo custo das impressões até o valor gasto com a estrutura de arquivamento (prateleiras, arquivos deslizantes, prédios públicos, etc…).
O público-alvo da Norma é composto por um grande número de servidores públicos que trabalham em todas as Secretarias Municipais com os processos de pagamento aos Fornecedores, bem como pelos respectivos Fiscais de Contrato, Diretores e Secretários Municipais que no seu conjunto, preenchem informações, atestam e aprovam as informações inseridas, de modo a permitir a análise eletrônica para liquidação e pagamento da despesa. Para consultar a Instrução Normativa emitida pelo órgão, basta acessar a página da CGM-Pinhais em www.pinhais.pr.gov.br/aprefeitura/secretariaseorgaos/cgm, e clicar no link “Instruções Normativas”.
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